Tanya Jawab SAP

Tentang Materi 1.

Bagaimana merubah material numbernya jika kita punya kode material sendiri.
Jawab:
maintain counter number range material , tcode nya : MMNR

Terdapat change number dan copy from material, ini fungsinya untuk apa ?
Jawab :

Change number adalah merubah kode material yang sudah ada menjadi kode material baru, dengan catatan belum terjadi stock ataupun transaksi pada material tsb.

Copy from adalah kita dapat membuat kode material baru dari refferensi kode material yang sudah ada.

Bagaimana menentukan QTY max, min, dan ROP (re-order point)
Jawab :
menentukan qty max, min & re-order point adalah hasil dari analisa team PPIC & marketting yang menjadi supply material tersebut pada produk SFG / FG.

planning PPIC yang bersifat tahunan/LTP, 3 month forecast dan weekly.

jika pada batas re-order point, maka system akan mengenerate PR

Bagaimana cara menyeting auto PR atau manual PR dari suatu material apabila quantity di gudang nya sudah di titik ROP (Re-order point)
Jawab :

di System SAP ada yang dikenal dengan MRP (material requirement planning) yang berjalan yearly, 3 month forecast dan weekly ataupun bisa dijalankan secara manually.

auto PR (PULL) hasil dari proses run MRP.
manual PR (PUSH) digenerate dengan tcode create PR/ ME51n

Di dalam SOP ini apakah kita bisa menyeting BOM (bill of material) suatu sparepart?
Jawab :

bisa, jika komponen material BOM tersebut sering dipakai dalam kegiatan produksi, tcode CS0

Apakah di SOP ada seting untuk menentukan ABC analysis suatu material?
Jawab :

ABC Class/indicator adalah indicator penjualan material dengan average 3 bulanan.
C adalah type sales yang rendah

Pertanyaan 1 lanjutan

Terimakasih Pak Ahmad atas materi-materi yang bapak berikan. semuanya sangat detail, step by step penyajianya dan sangat mudah dipahami.

Terimakasih juga Pak atas jawaban untuk materi1, namun masih ada yang mau saya tenyakan, sekedar sharing saja pak dari pengalaman saya diperusahaan sebelumnya dan dengan penggunaan software selain SAP. Tapi ini sharing sebagai WAREHOUSE SPAREPART ya Pak

masih no 1 pak, mengenai material master, dulu waktu saya make ENGICA, PRONTO dan ODDO ERP Kode material nya bisa kita rubah tergantung Clasifikasi kode material tersebut, pada saat create master code saat itu juga, artinya kalau di SAP saat running MM01. Biasanya material cataloger sudah mempunyai master code sparepart sendiri, sebagai contoh, untuk Baut mempunyai clasifikasi 16, maka material cataloger mempunyai data 16-00001 (16 => 2 digit pertama sebagai clasifikasi sparepart dari baut, dan 000015 digit terakhir sebagai running number). untuk rantai mempunyai classifikasi 17 di 2 digit pertamanya dan diikuti 5 digit sebagai running number.

ini contoh data dari master code:

nah untuk pertanyaan no 1 pak, di SAP penjelasan bapak, ketika kita buat atau create material baru, secara otomatis no kode materialnya tergenerate dari sistem SAP. ini sama halnya yang terjadi di perusahaan saya yang sekarang pak. Sebenernya sama kasusnya untuk pemakain ENGICA, PRONTO dan ODDO ERP yg tadi saya sebutkan,

hanya bedanya software2 yg saya pakai sebelumnya ketika kita buat master stock baru, nomer master code yang ter-create secara otomatis oleh sistem dapat kita hapus secara langsung dan diganti dengan no material atau kode material dari master cataloger tersebut (merujuk data dari data master code material catalloger).

Apakah hal itu juga bisa dilakukan oleh SAP pak, pada saat running MM01?
Jawab :

Sebenarnya teori mengganti kode material secara mandiri oleh user tanpa setup otomatis dari system adalah sesuatu yang riskan dilakukan pak / tidak disarankan
Untuk pengaturan class / grouping seperti yang bapak maksud, di SAP juga sama ada pengelompokan kode material, terambil dari type material contoh: (ZRAW = type material kepala 1, ZPAC = type material kepala 2, ZSFG = type material kepala 3 dan ZFIN = type material kepala 4)

untuk pertanyaan no 2. sudah cukup jelas pak. namun ini ada kaitanya dari pertanyaan no 1. ingin menambahkan pertanyaan no 2 pak.

Untuk Change Number, jika material tersebut sudah terjadi transaksi GR, Issuing, Tranfer dll, akan berpengaruhnya bagaimana pak?

Jawab :

Sangat berpengaruh sekali pak, manakala telah terjadi transaksi di SAP (GR/GI/PID, transfer stock dll), membuat material baru adalah suatu profit center, jika itu sudah terposting ke accounting, maka akan reverse nya agak susah, biasanya KODE MATERIAL tidak diganti akan tetapi create KODE MATERIAL baru. ( itu lebih safe )

sebagai pertanyaan tambahan pak ,

Apakah di SAP ketika kita membuat material baru, material baru tersebut bisa dipilih untuk dijadikan inventory atau non inventory(direct purchase)

Jawab :

Mungkin maksudnya adalah material consumeable dan non consumeable (material yang di stock dan tidak distock) di SAP bisa dibedakan dari type material nya pak.

Pertanyaan Materi ke 2 (Issuing)

Ada beberapa pertanyaan yang ingin saya sampaikan pak mengenai issuing.

sekedar sharing dari warehouse sparepart pak, berdasarkan pengalaman saya pak untuk bisnis proses issuing dari perusahaan sebelumnya dan perusahaan saya yang sekarang.

proses issuing di warehouse sparepart akan dimulai dari user(internal), dalam hal ini bisa SPV/Engineer maintenance, Orang proses dll. nah mereka akan membuat Work Order number atau WO, WO ini adalah referensi bahwa ada kerusakan mesin atau untuk corective maintenance atau Preventive maintenance di lapangan sehingga dibutuhkan sparepert di warehouse sparepart tersebut.

dari WO akan dilanjutkan ke proses selanjutnya sebagai Material Issuing Voucher atau MIV (sebagai Print Out/dokumen), sehingga sparepart digudang akan di status RESERVED sebanyak QTY yang diminta di MIV tersebut.

Pertanyaanya pak, untuk kasus seperti ini, apakah proses issuing nya sama pak? sebab ketika orang gudang menerima dokumen MIV atau dkumen WO dari user. disitu terdapat no WO atau no MIV yang harus diinput di proses issuing orang gudangya.

NB: nanti saya kirimkan dokumen MIV pak untuk sharing.

Jawaban pertanyaan :

Proses Issuing di warehouse Spareparts dari cerita diatas adalah lebih tepatnya proses transfer stock dari Gudang Spareparts ke team maintenance /tehnik dengan reff. WO tadi.
Nanti yang consume / yang menjadi beban biaya adalah team tehnik.

Jadi bedakan antara TRANSFER dan ISSUE, transfer tidak menjadikan proses doc.accounting / tidak ada price, sedangkan ISSUE ada cost center sebagai biaya dept yang memakai.

Alhasil, sekalipun di Gudang spareparts ada STOCK RESERVED, ini tergenerate dari MB21 (create reservation) berarti ketika MIGO posting akan terkirim ke Gudang tehnik & akan diconsume oleh tehnik.

Pertanyaan Materi 3

Apakah GR bisa dilakukan secara back date?
Bagaimana cara return barang tersebut jika ternyata barang tersebut tidak lolos QC
Apakah harga di sistem SAP memakai average harga pak jika material A tersebut misalnya sudah di GR atau dibeli berkali-kali
Bagaimana pak mentukan BIN location dari barang yang kita GR, karena dari penjelasan bapak, saya hanya melihat Plant dan Storage Location saja, tapi BIN location atau no Rack digudang nya tidak ada.
Untuk material finish good dari proses produksi yang akan di simpan digudang finish good untuk dijual. bagaimana proses receiving di sistem SAP ny pak?

Jawaban :

GR bisa dengan cara backdate dengan catatan belum closing.
Hal itu bias dilakukan pada input tanggal, Document date & Posting date

Cara barang RETURN, jika tidak lolos QC adalah ketika barang datang/GR incoming pada saat beli, QC melakukan seleksi/inspeksi barang, jika terjadi masalah/cacat, maka qc akan memindahkan stock dari QI stock ke block Stock.

Hal ini mencegah agar stock tidak dipakai.
Dari block stock dibuatkan notifikasi QC untuk di RTV (return to Vendor)

Harga yang tersimpan di GR mengikuti harga dari PO nya, bukan average, andaikan pada saat diconsume oleh order produksi akan mengambil harga moving price di SAP.

4. Iya karena tidak membahas materi SAP WM, maka konsep BIN di SAP MM tidak dipakai, kalua ada yang sebagai pelengkap/deskripsi dari sloc material.

Receiving FG adalah hasil dari proses produksi digudang produksi, jadi setelah produksi menghasil FG, maka FG akan dicheck QC untuk inspeksi setelah Oke, FG akan ditransfer 313 ke Gudang FG dan Gudang FG akan ambil stock 315 (place in Storage).